丰宁满族自治县林业和草原局档案管理办法

第一章　总　　则

第一条　为加强档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和市档案部门有关档案管理规定，结合本局实际，制定本办法。

第二条　本办法所指的档案，是指市林业局在工作活动中形成的具有保存价值的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和不同形式的历史记录，不包括人事档案。本局档案分为文书档案、会计档案、业务档案和特种载体档案四大门类。

第三条　本局档案工作本着集中统一的原则，档案工作列入年度计划和发展规划，具体归办公室负责，由办公室建立综合档案室集中统一管理。

第二章　档案机构、人员和职责

第四条　为加强档案工作的领导，成立档案管理领导小组，明确分管领导，切实解决档案工作中存在的实际问题。在业务上接受同级档案管理机关的监督与指导。

第五条　建立综合档案室，配备专兼职档案管理人员。

第六条　综合档案室职责：

（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

（二）负责本机关各种门类和载体文件资料的收集、整理、立卷和归档工作。

（三）集中统一管理本机关全部档案，积极开发档案信息资源，认真做好档案利用服务工作。

（四）严格库房管理，做好“八防、三无”工作。

（五）做好档案史料的编研工作。积极配合有关部门编写各类资料，充分发挥档案的有效作用。

（六）办理其它有关的档案业务工作。

第三章　文件材料的立卷与归档

第七条　凡记载和反映本局主要职能活动及基本历史面貌，经办理完毕，具有查证和参考价值的材料以及上级机关对本局的重要批复、批示、通知等指导性文件均应归档。

第八条　各科室在所从事的职能活动中形成的文件材料办理完毕后，必须按规定由各科室兼职档案员规范整理立卷后定期向综合档案室移交，科室和个人均不得以任何理由据为己有或拒绝归档。

文书档案归档范围按《承德市林业局文书处理办法》执行。

第九条　文件材料归档的质量要求。遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到：

文书档案

１、按年度－机构－保管期限等分类方法归档。

２、归档文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。

３、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、正本与定稿、来文与复文、转发文与被转发文、多种文字形成的同一文件分别放在一起，不得分开。

４、归档文件按事由结合时间、重要程度等排列，密不可分的文件材料应依顺序排列在一起，批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定执行。

５、不同年度的文件一般不得放在一起，文件归档一般以形成年度为准；年度统计报表可放在针对年度；其他文件材料按处理程序排列。

６、归档文件所使用的书写材料、装订材料，纸张均应符合档案保护要求。

７、文件材料安排列顺序依次在文件正面的右上角，背面的左上角编页号，用盒组装的文件在左上角的空白处缝纫、包角并填写相关内容、编件号。

８、有关文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况说明，将整理人、检查人的姓名和时间填上以表示负责，备考表置于案卷的最后页。

９、文件材料应去掉金属物，对破损的文件材料应裱糊或修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并整理，文件应按件装订或固定。

１０、用统一规定的发文稿纸起草、修改和签发文件，一律使用碳素墨水书写以防褪色，确保资料长久保存。

工程技术档案

工程技术档案按国家规定执行。

会计档案

按照《会计档案管理办法》执行。一般以年度——形式组卷归档，如财务报表类、会计账簿类、会计凭证类、其他类（如财产移交清册）等。

特种载体档案

    照片档案按《照片档案管理规范》执行，电子档案按《电子文件归档与电子档案管理规范》执行。照片档案、电子档案、实物档案均应用文字标出摄像、刻写、反映的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

第十条　归档时间：

文书档案按新办法随办随归，于次年2月底前向综合档案室移交。

工程技术档案的接收归档时间，按国家规定执行。

会计档案归档后由财会部门保管一年，即文件材料形成的第三年向综合档案室移交。

照片档案、电子档案、实物档案在活动结束后一周内，由负责拍摄人员将照片、光盘、实物及文字说明整理后移交给综合档案室。

第四章　档案管理

第十一条　根据本局实际情况，制定分类方案，并根据发展需要及时完善、健全档案管理、鉴定、销毁、统计等各项管理制度。

第十二条　切实执行档案库房管理制度、保管条件符合规定要求。

（一）必须有专用箱柜。做到办公、阅览、库房三分开存放档案。

（二）库房配有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案安全。

（三）定时做好库房温湿度记录，控制库房温度在１４℃－２４℃之间，相对湿度在４５％－６０％之间。

（四）存放档案分门别类，科学编号，合理排列。

（五）定期检查室藏档案，核对清理，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案及时进行修补和复制。

（六）建立全宗卷，把管理室藏档案过程中所形成的移交目录、案卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、检查记录、统计台账、全宗介绍等材料进行整理组卷（盒）。

第十三条　做好档案统计工作

（一）建立统计制度，对档案收进、移出、保管、利用等情况进行统计，按要求填报档案工作基本情况统计表。

（二）统计数据必须以原始记录为依据，做到准确、完整。

第十四条　档案管理现代化应纳入机关现代化管理的统筹规划中，积极创造条件，加快应用计算机等先进技术管理档案。

第五章　档案信息开发利用

第十五条　档案信息的开发利用是档案管理的一个重要内容，综合档案室要通过各种方式和途径编制各种检索工具和编研资料，加强利用效果及反映意见的收集登记和宣传工作，积极开发档案资源，为本局各项工作提供服务。